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Wenn alles dringend ist: Was kognitive Überlastung mit Teams macht
Inhalt Zusammengefasst:
Wenn alles gleichzeitig dringend ist, fehlt Teams oft die nötige Orientierung. Mitarbeitende müssen selbst entscheiden, was Vorrang hat, wechseln häufiger zwischen Aufgaben und verlieren dadurch Zeit und Konzentration. Konkurrierende Ziele, Unterbrechungen und unklare Prioritäten können die kognitive Belastung erhöhen und zu uneinheitlichen Entscheidungen führen. Führung schafft Klarheit, indem sie Ziele gewichtet, Zielkonflikte löst und festlegt, was verschoben oder vorübergehend gestoppt wird.
Wenn plötzlich alles höchste Priorität hat
Ein Kundenprojekt, eine interne Auswertung und eine Präsentation für die Geschäftsleitung werden gleichzeitig zur höchsten Priorität erklärt. Die bisherigen Aufgaben laufen jedoch weiter und bestehende Termine bleiben bestehen. Es wird nicht entschieden, was verschoben, reduziert oder vorübergehend gestoppt werden darf. Mitarbeitende müssen deshalb selbst abwägen, welche Erwartungen sie zuerst erfüllen. Da Dringlichkeit und Bedeutung unterschiedlich eingeschätzt werden können, entstehen verschiedene Prioritäten innerhalb des Teams. Das erhöht den Abstimmungsbedarf und erschwert gemeinsame Entscheidungen.
Kognitive Überlastung
Kognitive Belastung bezeichnet den mentalen Aufwand, der für die Verarbeitung von Informationen, Aufgaben und Entscheidungen erforderlich ist. Übersteigen diese Anforderungen die verfügbaren mentalen Kapazitäten, kann kognitive Überlastung entstehen. Die gleichzeitige Bearbeitung zahlreicher strategischer Themen kann es erschweren, wichtige Fragen angemessen zu berücksichtigen (Laamanen et al., 2018). Auch Unterbrechungen und häufige Aufgabenwechsel erhöhen die mentalen Anforderungen. Wie belastend sie sind, hängt von der Aufgabe, der Situation und der Art der Unterbrechung ab (Puranik et al., 2020). Häufige Unterbrechungen können mit einer höheren wahrgenommenen Arbeitsbelastung verbunden sein, besonders bei komplexen Aufgaben (Rick et al., 2024). Belastend ist daher nicht nur die Arbeitsmenge, sondern auch die ständige gedankliche Neuorientierung.
Warum konkurrierende Ziele Entscheidungen erschweren
Teams sollen schnell, hochwertig und kostengünstig arbeiten und gleichzeitig kurzfristige Anforderungen sowie langfristige Entwicklungen berücksichtigen. Ohne klare Rangfolge können diese Ziele miteinander in Konflikt geraten. Eine experimentelle Studie zeigt, dass eine größere Zahl konkurrierender Entscheidungsziele die kognitive Belastung erhöhen kann. Unter diesen Bedingungen wurden teilweise nur einzelne Ziele berücksichtigt und Entscheidungen fielen weniger konsistent aus (Kivikangas et al., 2025). Da die Studie auf einem kontrollierten Experiment mit einzelnen Entscheidungspersonen und nicht auf der Beobachtung realer Arbeitsteams beruht, lassen sich die Ergebnisse nur vorsichtig auf Teams übertragen. Sie liefern jedoch einen möglichen Erklärungsansatz dafür, warum gleichrangige Ziele Entscheidungen erschweren können.
Folgen für das Team
Fehlende Prioritäten können häufige Aufgabenwechsel und unterschiedliche individuelle Entscheidungen begünstigen. Nach Unterbrechungen muss der ursprüngliche Arbeitskontext oft erst wiederhergestellt werden, was zusätzliche Aufmerksamkeit bindet (Puranik et al., 2020). Dieser Effekt kann insbesondere bei komplexen Aufgaben belastend sein (Rick et al., 2024). Wenn Teammitglieder Aufgaben unterschiedlich gewichten, können zusätzlicher Abstimmungsbedarf, Verzögerungen oder Doppelarbeit mögliche Folgen sein. Eine hohe Zahl konkurrierender Ziele kann zudem die kognitive Belastung erhöhen und dazu beitragen, dass Entscheidungen weniger konsistent ausfallen (Kivikangas et al., 2025).
Die Rolle von Führung
Priorisierung ist ein wichtiger Bestandteil von Führung und Arbeitsorganisation. Kommt eine neue dringende Aufgabe hinzu, sollte deshalb gleichzeitig entschieden werden, welche anderen Aufgaben verschoben, reduziert oder vorübergehend gestoppt werden. Prioritäten sollten für alle sichtbar und nachvollziehbar sein und sich auf wenige klare Stufen beschränken. Außerdem braucht das Team gemeinsame Kriterien für Zielkonflikte, zum Beispiel für die Frage, wann Qualität wichtiger ist als Geschwindigkeit. Dabei müssen klare Ziele und eigenverantwortliches Arbeiten kein Widerspruch sein. Eine Untersuchung von Teams im öffentlichen Sektor zeigt, dass sowohl Zielklarheit als auch Selbststeuerung positiv mit der wahrgenommenen Teamleistung zusammenhängen (van der Hoek et al., 2018).
Fazit
Wenn viele Aufgaben gleichzeitig als dringend gelten, steigt nicht nur die Arbeitsmenge. Mitarbeitende müssen fortlaufend entscheiden, was Vorrang hat, was warten kann und wann ein Wechsel sinnvoll ist. Diese ständige Neuorientierung bindet kognitive Ressourcen und erschwert konzentriertes Arbeiten. Konkurrierende Ziele, Unterbrechungen und unklare Prioritäten können zu uneinheitlichen Entscheidungen führen und langfristig wichtige Aufgaben verdrängen. Hohe Aktivität bedeutet daher nicht automatisch, dass ein Team an den wichtigsten Themen arbeitet. Führung schafft Orientierung, indem sie Ziele gewichtet, Zielkonflikte klärt und deutlich macht, was warten darf. Eine neue Priorität sollte deshalb immer mit der Entscheidung verbunden sein, welche bestehende Aufgabe verschoben, reduziert oder vorübergehend gestoppt wird.
Literatur:
Kivikangas, J. M., Vilkkumaa, E., Blank, J., Harjunen, V., Malo, P., Deb, K., … & Wallenius, J. (2025). Effects of many conflicting objectives on decision-makers’ cognitive burden and decision consistency. European Journal of Operational Research, 322(1), 182-197.
Laamanen, T., Maula, M., Kajanto, M., & Kunnas, P. (2018). The role of cognitive load in effective strategic issue management. Long Range Planning, 51(4), 625-639.
Puranik, H., Koopman, J., & Vough, H. C. (2020). Pardon the interruption: An integrative review and future research agenda for research on work interruptions. Journal of Management, 46(6), 806-842.
Rick, V. B., Brandl, C., Mertens, A., & Nitsch, V. (2024). Work interruptions of office workers: the influence of the complexity of primary work tasks on the perception of interruptions. Work, 77(1), 185-196.
Van der Hoek, M., Groeneveld, S., & Kuipers, B. (2018). Goal setting in teams: Goal clarity and team performance in the public sector. Review of public personnel administration, 38(4), 472-493.
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